9. Mengelola dan Mencetak Lembar Kerja

A. Menggunakan Fasilitas Print Preview

Sebelum mencetak dokumen atau lembar kerja, terlebih dahulu melihat bentuk hasil pencetakan lembar kerja di layar monitor untuk memeriksa hasil cetakan sebelum dicetak menggunakan printer. Apabila hasil cetakan belum sesuai maka dapat dilakukan perbaikan untuk menghasilkan cetakn yang diinginkan. Untuk melihat bentuk hasil percetakan di layar monitor, dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas print preview.

Langkah-langkah untuk menampilkan hasil cetakkan di layar monitor.
1. Pilih menu File>>Print Preview atau dengan menekan ikon Preview pada toolbar Standard.
2. Selanjutnya, Microsoft Excel akan menampilkan jendela Preview, di mana pada jendela tersebut ditampilkan hasil cetakkan lembar kerja.


B. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja

1)Mencetak Lembar Kerja
Untuk mencetak lembar kerja ke printer, sebelumnya lembar kerja sudah harus dibuka dan dalam keadaan aktif. Tidak semua lembar kerja perlu dicetak. Apabila akan mencetak sebagian dari lembar kerja, maka harus memblok terlebih dahulu bagian lembar kerja yang akan dicetak.

* Pilih menu File>>Print, tekan tombol Print pada toolbar Print Preview, atau tekan tombol Ctrl + P pada keyboard.

* Pad kotak dialog Print terdapat beberapa pilhan yang digunakan untuk mengatur pencetakan lembar kerja.
a. Printer, digunakn untuk memnentukan ke mana dokumen akan dicetak.
b. Print range, digunakan untuk menentukan halaman yang akan dicetak.
c. Print what, menentukan lembar kerja yang akan dicetak.

* Setelah melakukan pengaturan pencetakan lembar kerja, tekan tombol OK.

2)Mencetak ke File
Mencetak dokumen ke file sebenarnya sama dengan menyimpan lembar kerja tetapi format dan filenya berupa suatu cetakan seperti gambar. Dokumen yang dihasilkan dari pencetakan dokumen lembar kerja ke file tidak dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel karena formanya tidak sama.

* Buka menu File>>Print
* Tandai kotak Print to file. Selanjutnya, tekan tombol OK.
* Pad kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name.


C. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan

1. Mengatur Kertas
Pengaturan hasil cetakan tidak terlepas dari pengaturan ukuran kertas, karena setiap pencetakn tidak selalu mengggunakan ukuran kertas yang sama. Penggunaan ukran ketas dapat berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.

* Pilih menu File>>Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Page.

* Pada bagian tab Page terdapat beberapa pilihan untuk menentukan format kertas yang digunakan, yaitu sbg berikut.
a. Orientation
b. Scalling
c. Paper size
d. Print quality
e. First page number

2. Mengatur Margin
Untuk menghasilkan hasil cetak yang baik, maka harus memperhatikan pengaturan margin. Margin merupakan jarak antara tepi halaman kertas dengan tepi bidang lembar kerja. Margin atau bidang pinggir halaman juga menentukan apakah bidang yang ingin dicetak dapat dibuat pada sebuah halaman atau tidak. Jika margin yang diatur melebihi batas halaman maka lembar kerja yang tercetak akan terputus

* Pilih menu File>>Page setup.

* Pilih tab Margins.

* Selanjutnya, dapat dilakukan pengaturan margin dengan mengisi nilai margin dan pengaturan lainnya pada kotak yang tersedia.
a.Top
b.Bottom
c.Left
d. Right
e.Header
f.Footer
g.Center on Page

3. Mengatur Header dan Footer
Untuk membuat tampilan pencetakan lebih menarik, akan lebih baik apabila dibuat suatu baris tambahan dibagian atas dan bawah dari halaman yang disebut header dan footer. Tampilan header dan footer juga dapat dilihat sebagai judul yang muncul pada setiap halaman. Selain itu, header dan footer biasanya digunakan untuk memberi identitas pada hasil cetakan.

* Pilih menu File>>Page Setup . Selanjutnya pilih tab Header/Footer.

* Kemudian dapat melakukan pengaturan Header dan Footer dengan memilih isi header dan footer yang tersedia dengan menekan tanda panah paa kotak Header atau Footer.

* Untuk membuat sendiri Header dan Footer dapat dilakukan dengan menekan tombol Custom Header atau Custom Footer.

* Setelah kotak dialog Header dan Footer ditampilkan, isi kotak section dengan teks yang diinginkan.

* Isi header atau footer dapat ditempatakan pada tiga posisi, yaitu posisi kiri(Lift Section), tengah(Center Section), kanan(Right Section),.

* Nomor halaman dari suatu dokumen dapat ditampilkan pada header atau footer.

* Untuk menyisipkan fungsi penempatan nomor halaman, tanggal, dan fungsi lainnya dapat digunakn toolbar yang terdapat pada kotak dialog Header dan Footer.

4. Mengatur Lembar Kerja
Pengaturan lembar kerja dapat digunakan untuk mengatur daerah pencetakan. Dengan menentukan daerah pencetakan, akan dapat mencetak dokumen yang menggunakan beberapa lembar kerja sekaligus. Selain itu juga dapat menentukan apakah dalam pencetakan dokumen akan ditampilkan elemen-elemen lembar kerja seperti bingkai lembar kerja dan garis skala.


D. Mengelola Lembar Kerja dalam Buku Kerja

1. Mengganti Nama Lembar Kerja
Apabila lapoan yang dibuat akan digunakan untuk isi data yang berbeda, diperlikan nama lembar kerja yang unik atau berbeda untuk membedakan lembar kerja tersebut dengan lembar kerja lainnya.

* Klik tab lembar kerja yang akan diganti.

* Pilih menu Format>>Sheet>>Rename.

* Ketikan nama baru lembar kerja yang diinginkan.

2. Menyisipkan Lembar Kerja
Secara default, Microsoft Excel menyediakan lembar kerja(sheet)yang dapat ditambahkan sesuai kebutuhan.

* Pilih salah satu tab lembar kerja.

* Tekan tombol mouse, di mana posisi penunjuk mouse masih berada.

* Pilih Insert pada pilihan dari menu shortcut yang ditampilkan.

* Pada kotak dialog Insert, pilih Worksheet pada tab General kemudian tekan tombol OK.

* Selanjutnya, tab lembar kerja akan bertambah satu. Lembar kerja yang ditambah akan berada pada posisi di sebelah kiri lembar kerja yang aktif.

* Untuk memindahakan posisi tab dapat dilakukan dengan cara tekan dan tombol kiri mouse pada tab sekian kemudian geser mouse ke sebelah kanan tab.

3. Menyalin Lembar Kerja
Isi suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat disalin pada lembar kerja lain yang masih kosong. Hal ini dilakukan untuk memudahkan kita dalam bekerja pada saat memerlukan beberapa lembar kerja yang memiliki format dan isis yamg sama.

4. Memindahkan Lembar Kerja
Selain menyialin isi dari suatu lembar kerja, dapat juga memindahkan isi dari lembar kerja. Memindahkan lembar kerja sebenarnya tidak jauh beda dengan menyalin isi lembar kerja.

* Pilih lembar kerja yang akan dipindahkan.

* Pilih menu Edit>>Move or Copy Sheer. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Move or Copy.

* Untuk menentukan lokasi buku kerja di mana akan dipindahkan dapat dipilih pada kotak daftar pilihan To book.

* Pada kotak pilihan Before sheet, pilih lokasi lembar kerja di mana lembar kerja akan dipindahkan.

* Biarkan kotak Create a copy tetap kosong.


E. Menghapus Lembar Kerja
Suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat dihapus apabila sudah tidak dibutuhkan. Untuk melakukan penghapusan lembar kerja, dapat digunakan berbagai cara.

* Piloh tab lembar kerja yang akan dihapus.

* Pilih menu Edit>>Delete Sheet.